Indeksoinnilla tarkoitetaan kirjeen tai asiakirjan sisällön yksityiskohtaisen kuvauksen prosessia, joka pääasiassa poimii avainsanoja, jotka edustavat riittävästi tekstiä. Sen pääasiallinen käyttötarkoitus on, kun tiedostoja haetaan tai haetaan hakujärjestelmässä, organisaatiossa tai varastossa, jotta haku ja levitysaika lyhenevät. Sitä valvotaan vuonna 1985 käyttöönotetun ISO 5963 -standardin mukaisesti. Erityisesti laaditaan eräänlainen hakemisto, joka auttaa kutakin asiakirjaa, joka ei sisällä vain sisällössä erittäin tärkeitä sanoja, vaan sisältää myös yhteenvedot siitä sekä että erittelytai aiheen analyysi. Samoin sitä ohjaa käytäntö, joka voi vaihdella sitä käyttävän laitoksen mukaan, vaikka nämä kuvataan aina heitä koskevissa erityisissä käsikirjoissa.
Kuten monissa prosesseissa, mukaan lukien asiakirjojen luokittelu ja analysointi, se koostuu useista vaiheista, kuten luetaan perusteellisesti asiakirjassa oleva asia; valitse aiheen keskeiset kohdat; hajota valitut käsitteet tietyillä sanoilla tai sijoita se hallittuun sanastoon; lopuksi tekstistä lopullisesti erotettujen termien välille syntyy yhteyksiä. Siksi ilmainen indeksointi on prosessi, jossa esitetään yhteenveto asiakirjan keskeisistä termeistä sillä erotuksella, että tätä ei käytetä siinä vaiheessa, kun se asetetaan hallittuun sanastoon, mutta sanoja ehdotetaan toiminnan suorittava tai suoraan asiakirjasta otettu aihe.
