Indeksointi automaattisesti talteen tietoja joukko tietyn asiakirjan tai teksti ulkoinen tarkoituksena on antaa täydelliset tiedot sama. Nämä tiedot voivat olla tekstiä, jopa kuvaa ja ääntä. Tämä prosessi suoritetaan tietokoneohjelman avulla, joka valitsee elementit sarjaan aiemmin määritettyjä parametreja. Tämä prosessi ei ole muuta kuin luokittelu avainsanoilla tai avainelementeillä, jotka helpottavat hakua suuren ryhmän vastaavien joukossa.
Automaattinen indeksointi on yleistä organisaatioissa, jotka tekevät työtä henkilöresurssien ja hallinnon välillä. Suuret tietomäärät on luokiteltava ja luokiteltava järjestettyihin sarjoihin, jotta niiden sijainti on tarkka sekä sitä tarvitsevalle että järjestelmän ylläpitäjälle. Tietojen tallennus on välttämätöntä, että kaikki organisaation ei vain säilyttää historiallinen, mutta on laajennettu tukemaan turvallisuutta, jotta asiakirjojen sisällöstä on totta ja että kadotessa siellä on varmuuskopio tarkistaa sen.
Indeksoijat muuntavat hallitun kielen (aiheotsikot ja kuvaajat) etsittyään ja löytyessään vastaavansa hakemistokielistä (tesaurus, aiheotsikkoluettelot tai aakkosellinen kuvaus). Tällä tavoin näitä kuvaimia tai aiheen otsikoita käytetään näiden asiakirjojen tallentamiseen tietokantoihin tai luetteloihin ja myös niiden hakemiseen myöhempää hakua varten. Siksi yleinen tarkoitus indeksointi on säilytys ja haku tietoa.
