Arkiston sanan etymologia on peräisin latinankielisestä "Archivum", joka tarkoittaa "tuomareiden asuinpaikkaa". Nykyään sanatiedosto on tarkoitettu viittaamaan sivustoon tai kohteeseen, johon ihmisten tai instituutioiden luomat asiakirjat tallennetaan ja säilytetään, ja tästä syystä tiedostot voivat olla yksityisiä tai julkisia.
Arkiston perustarkoitus on, että asiakirjat voidaan tallentaa, tilata ja luokitella, jotta ne voidaan etsiä tehokkaasti ja nopeasti, kun ne on etsittävä.
Laskentamaailmassa termiä tiedosto (tai tiedosto, englanninkielisestä) käytetään yleisesti viittaamaan tietoihin tai digitaalisiin tietoihin, jotka perustuvat "bitteihin tai binaaritietoihin", jotka voidaan tallentaa ja myöhemmin käyttää tietokoneen tai muun teknisen laitteen olemassa olevat sovellukset. Tietokonetiedosto on tallennettu tietokoneen kiintolevylle, ja se koostuu nimestä ja sen sisältävän kansion laajennuksesta (esimerkki: tiedostonimi.ext).
Muista, että kaikkia tiedostoja ei tallenneta samalla tavalla tietokoneisiin, tekstitiedosto tallennetaan eri tavalla kuin kuva, video tai musiikkitiedosto. Kiintolevyllä heidän käyttämänsä tila ei myöskään ole sama, koska niiden sisältö on erilainen. Digitaalisten tiedostojen etuna on, että niitä voidaan siirtää, kopioida, poistaa, muuttaa niiden sijaintia jne. Tietokoneiltamme ne voidaan jakaa myös esimerkiksi sosiaalisten verkostojen kautta ja lähettää sähköpostitse.
On kuitenkin otettava huomioon, että arkistot ovat olleet osa ihmiskunnan historiaa siitä lähtien, kun se alkoi tallentaa elämänsä, koska tärkeimmät tiedot tai asiakirjat on aina tallennettu fyysisiin arkistoihin, koska tekniikka sinulla on tänään. Nämä asiakirjat säilytettiin suurissa varastoissa, laatikoissa tai hyllyissä. Vaikka yksi sen suurimmista haitoista on, että ajan mittaan paperin heikkeneminen on väistämätöntä ja ne menettävät kaiken sisällönsä. Silti emme voi unohtaa, että on monia kirjoja ja fyysisiä asiakirjoja, joilla on vertauskuvallinen historiallinen arvo, ja siksi yritämme aina pitää ne parhaassa mahdollisessa kunnossa.
