Palkkasumma on työkalu, jonka avulla yritys on vastuussa kaikista rekistereistä, jotka koskevat maksuja (palkat, bonukset) ja vähennyksiä kyseisessä organisaatiossa työskentelevien työntekijöiden tarjoamista palveluista jo määrätyn ajanjakson ajan. Palkanlaskennalla on suuri merkitys näille rahoituslaitoksille, koska niistä riippuu niiden ylläpitäminen yritysten varojen ja velkojen varainhoidossa sen lisäksi, että valvotaan niistä maksettavia veroja.
Tämä rekisteri on oikeudellisen pätevyyden, koska se sisältää vero tietojen (nimi, osoite, veronumero, työntekijän asemaa, henkilötunnus, virkaikää ja niin edelleen) sekä työntekijän ja yrityksen verotietoja.
Ollakseen pystyy valmistamaan palkkalistoilla oikein, menettely on noudatettava vaihe vaiheelta, yleensä vaiheista ovat hyvin samankaltaisia, jos niitä verrataan yhdestä yrityksestä toiseen, aloittaa yrityksen palkkalistoilla kaikkien nimissä tulee näkyä ja jokainen yhtiöön kuuluva työntekijä, heidän palkkansa ja vähennyksensä. Siihen sisältyvien tietojen on oltava palkan määrämainitun työntekijän laskuttaman työtuntien lukumäärä, joka jaetaan säännöllisiin tunteihin ja ylityöihin sen jälkeen, maksuja on sovellettava kustakin suoritetusta tunnista, joka johtaa kertyneeseen maksuun. Sallitut vähennykset (sosiaaliturvamaksut) on kirjattava syntyneen määrän jälkeen, jotta saadaan erotus kertyneiden ja vähennysten välillä.
On olemassa erilaisia palkkahallinnon, luokitellaan lähinnä seuraavista kahdesta syystä, ajan aika, jossa ne on annettu ja tyyppi henkilöstön organisaation on.
Maksuaikasta riippuen ne voidaan luokitella viikoittaisiin palkkalistoihin, ne myönnetään 7 päivän välein, ja niiden valmistelemiseksi on otettava huomioon kuukausien lukumäärä. Kahden viikon välein maksettavat palkanlaskut myönnetään joka 15. päivä, ne perutaan yleensä kunkin kuukauden 15. ja 30. päivänä. Latinalaisessa Amerikassa tämä on yksi yleisimpiä maksutapoja. Lopuksi on kuukausittaiset palkanlaskelmat, joissa työntekijä saa täyden tulon 30 päivän välein tehdyistä tunneista.
Henkilöstötyypin mukaan on kaksi palkkaa, johtohenkilöstön palkanlaskenta, ns. Koska ne heijastuvat ylimmän johdon maksuihin, yleensä tämä on luottamuksellista, koska siellä käsiteltävät määrät ovat korkeita. Toinen on yleinen palkanlaskenta, josta löytyvät yritysten työntekijöiden ja hallintohenkilöstön palkkiot ja vähennykset.
