Termi Memorandum on latinalaista alkuperää ja käännettynä espanjaksi se tarkoittaa "jotain, joka tulisi muistaa". Tästä syystä käsitteen käyttö hyväksyy useita käyttötarkoituksia. Siksi voidaan sanoa, että muistio on sen perushyväksynnässä, eräänlainen raportti, joka on osoitettu henkilölle tai heidän ryhmälleen ja jossa ilmaistaan jotain, joka on otettava huomioon tietyssä asiassa. Toisaalta se voidaan määritellä myös muistikirjaksi tai muistikirjaksi, johon kirjoitetaan asiat, jotka henkilön on muistettava tulevaisuudessa. Muistiossa on mahdollista määrittää erityyppisiä tietoja, kuten viime hetken tietojen ilmoittaminen, erityispyyntö jne.
Diplomaattimaailmassa muistio viittaa muistiin ja muistiinpanoon vähemmän painotettuun viestintään, jossa tiivistetään joukko tapahtumia ja syitä, jotka on otettava huomioon tärkeämmissä asioissa. Toimittaja ei yleensä allekirjoita diplomaattisia muistioita. On huomattava, että RAE tekee myös selväksi, että muistio voi viitata muistiinpanoon, joka lähetetään käsin saman yrityksen tai organisaation henkilölle. Huolimatta siitä, että oikea sana on muistio, ihmiset korvaavat nykyään muistion, joka on johdanto monisanaisesta alkuperäisestä sanasta.
Muistio koostuu sarjasta kiinteitä elementtejä, joihin on sijoitettava erittäin merkityksellistä tietoa ja että niiden ansiosta on mahdollista erottaa se muista informatiivisista ja kommunikoivista teksteistä. Näistä elementeistä voidaan mainita tärkeimmät, kuten: paikka, päivämäärä, kenelle se on osoitettu, aihe, tekstin teksti, jäähyväiset, allekirjoitus, kopio lähettäjälle ja alatunniste tarvittaessa.
On tärkeää huomata, että muistioissa ei ole loppukappaletta, koska tiedot välitetään ja viimeistellään yksinkertaisesti allekirjoituksella ja leimalla. Kuitenkin käytetty kieli kirjoittaa muistion on muodollinen, että se lähettää kunnioitusta ja herättää tärkeyden asian tiedoksi ja lähetetään.
