Se on yksinkertaisesti laskuluonnos, joka lähetetään ostajalle ja jossa on yksityiskohdat, jotka myöhemmin sisällytetään alkuperäiseen laskuun tietojen ilmoittamiseksi ja heidän hyväksyntänsä odottamiseksi. Proforma-lasku ei ole yleinen asiakirja, vaan ilmoitus myyjän sitoutumisesta markkinoida tiettyjä tavaroita tai palveluja ostajalle.
Toisin kuin tunnetuimmat, näitä laskuja ei ole kirjattu myyjän myyntisaamisiksi eikä niitä ole kirjattu ostovelkakirjoiksi, toisin sanoen ne eivät ole osa yrityksen kirjanpitoa sellaisenaan. Pohjimmiltaan sillä on kaupallinen tarjous tai tarvittaessa laskuluonnos, joka on ostaja-myyjä-sopimus, joka solmitaan molempien sitoumuksena ennen lopullisen sopimuksen tekemistä.
Toinen tämän laskun käyttö kaupallisella tasolla on tosite, joka määrittelee toiminnon, jota ei ole vielä suoritettu loppuun, koska asiakas ei ole saanut kauppatavaraa tai maksanut siitä. Tavallisen laskun eron tarkentamiseksi proforma tekee selväksi, mitä se on samassa asiakirjassa, sen lisäksi, että sillä on toinen numeerinen sarja tai sitä ei yksinkertaisesti ole numeroitu eikä sitä voida korvata tavallisella. Lain alalla tätä laskua käytetään viimeisenä lauseena oikeudellisen prosessin kehittämisen mahdollistamiseksi. Kansainvälisessä kaupassa tämä lasku on puolestaan toimitettava tullille, kun todellista ei ole vielä lähetyshetkellä.
Kielitieteessä on kaksi vakiintunutta ryhmää, jotka ovat:
- Pronominal proforma: se on tunnetuin, se palvelee substantiivilausetta tai määrittelevää lauseita tarvittaessa.
- Ei-primaarinen proforma: kielellämme sellaista käsitettä ei ole, mutta sitä käytetään kuitenkin italiaksi, ranskaksi tai katalaaniksi. Tämän tehtävänä on korvata prepositio lause, kielestä riippuen , sillä voi olla eroja ja erityispiirteitä.
Tiedot on lähetetty mainitussa laskussa ovat seuraavat:
- Päivämäärä.
- Nimet.
- Myyjän ja ostajan liiketoiminnalliset syyt.
- Kauppojen tarkka nimellisarvo ja määrä.
- Yksikkö hinta ja määrä kauppatavaraa.
- Maksamisen muoto ja ehdot.
- Pakkaustyyppi.
- Kauppatavaroiden toimitusehdot.
- Valtuutettua allekirjoitusta ei vaadita.
- Mainitut tiedot voidaan lähettää kauppalaskuun, kun ostaja on vahvistanut tilauksen.
