Termiä byrokratia käytetään kaikenkokoisten organisaatioiden kykyyn soveltaa menestyksekkäästi toimintaansa tehtävän tai sopimuksen aikaansaamiseksi. Yleensä sana liittyy julkisyhteisöihin, yrityksiin ja kansalaisjärjestöihin. Byrokratia varmistaa, että suoritettava tehtävä ei ainoastaan täytä toteutettavia tavoitteita, vaan pyrkii myös optimoimaan tehtävänsä mahdollisimman tehokkaan ja alhaisin mahdollisin kustannuksin resurssien saavuttamiseksi.
Nykyajan opiskelijat pitävät byrokratiaa tehottomana ilmiönä. Ympäri maailmaa on kuitenkin olemassa lukuisia byrokraattisia organisaatioita. Byrokratian käsitteen edeltäjä oli saksalainen sosiologi, taloustieteilijä ja hallintotieteellinen akateeminen Max Weber, joka esitteli byrokratian käsitteen yhteiskuntatieteissä yleistämällä ajatuksen, että se on ylivoimainen muuhun organisaatiomuotoon nähden, ja selittämällä byrokraattisten organisaatioiden vakautta ja tehokkuutta., mikä takaa vakaan valtion ja koostuu eettisistä arvoista, jotka pystyvät muodostamaan ja ylläpitämään organisaatiota tai asemaa.
Nykyiset kirjoittajat ja analyytikot väittävät, että Weberin opinnäytetyö käännettiin huonosti englanniksi ja sitä tulkittiin väärin. Järkevyyteen kuuluu myös organisaation sisäisiin menettelyihin liittyvän epävarmuuden vähentäminen, avoimuuden ja selkeyden antaminen toteutettaville prosesseille, tällä tavalla byrokratia takaa sitä soveltavalle organisaatiolle paremmuuden muihin nähden, mikä antaa sille uskottavuuden ja luottamus.
